机上の書類は「未処理」と「保管」を混ぜない

1. 01

   未処理の入口を一つ選ぶ

   机へ来た紙は内容に関係なく、最初は同じトレーへ入れます。期限物だけは日付を見える付箋へ書きます。

2. 02

   処理時刻を二つ決める

   火曜と金曜の夕方など、週の予定に合わせます。上から一枚取り、開く、返答、支払い、入力のどれかへ進めます。

3. 03

   処理後だけ分類する

   保管が必要な紙は制度や勤務先の区分へ、不要な紙は情報に応じた方法で廃棄します。判断できない物は「確認待ち」として期限を付けます。

4. 04

   あふれる前に入口を見直す

   一週間でトレーの高さを超えるなら、大きなトレーを買う前に処理回数を増やします。入口を二つに増やすのは、担当者や期限が本当に異なる時だけです。

キングジム「デスクトレー BF 4008BF」はA4サイズで、外形は高さ65×幅265×奥行345mm、内寸の高さ58mm・幅238mmです。クリアホルダーや角形封筒が必ず入るとは限らないため、最大の紙を測ってから候補にします。高さ58mmを満杯まで使う運用ではなく、決めた処理時刻までの入口として量を抑えます。 「確認待ち」を残す場合も、次に確認する相手と日付を一枚目へ書き、無期限の山にしません。